Le déménagement d’une entreprise est toujours un challenge et une source de stress.

Pour vous aider à prendre les bonnes décisions et à vous organiser sereinement, nous vous partageons cette check-list :

On commence quand ?

J -180 Jours

Audit des nouveaux locaux

Vous renseigner sur la capacité de raccordement à internet des nouveaux locaux (Fibre optique, SDSL, ADSL etc…)
Vérifier les dimensions des locaux en anticipant la croissance du nombre d’utilisateurs.
Vérifier la taille dédiée à la salle serveurs.
Vérifier si les locaux disposent de faux plafonds voire de faux planchers.
Le câblage informatique est-il de qualité (Type, état, disposition des prises etc.) ?
L’emplacement de la salle serveur est-il climatisé ?
Analyse de couverture WIFI pour définir le nombre de bornes nécessaires à la couverture des locaux et leurs emplacement.
Rencontrer le gestionnaire de l’immeuble et éventuellement vos futurs nouveaux voisins !

Le préavis

Vérifier en amont du projet les conditions de résiliation du bail.
Anticiper les surcoûts dus à une rupture anticipée.

Les questions à se poser :

Contacter votre assureur pour connaître les modalités d’assurance du matériel déménagé (Serveurs, baies de stockages, etc.).
Analyser s’il est plus rentable d’acquérir du mobilier neuf ou de déménager l’ancien.
Intégrer dans vos réflexions des mesures écologiques (matériel neuf vs recyclé ; optimisation énergétique ; cloud vs “sur site” ; etc.).

Établir un cahier des charges

Définir les prestations attendues du déménageur (Qui fait quoi, qui met en carton, qui déménage le matériel informatique, comment, à quel moment, etc.) ?

Définir la stratégie d’hébergement des équipements informatiques

Un déménagement est un moment privilégié pour aborder le sujet de l’hébergement des serveurs :

Full Datacenter (Attention au cas particulier des hébergeurs de données de santé).
Hybride (Une partie des serveurs dans vos locaux et l’autre chez un hébergeur).
Local, sur site ou encore appelé “on premise”, c’est à dire dans vos nouveaux locaux.
Pour les infrastructures non virtualisées, c’est une problématique à aborder.
- Quels serveurs peuvent être virtualisés ?
- Quelle méthode de virtualisation ? Physique vers virtuel (P2V) ou Ré-installation complète (solution préconisée par OM Conseil pour les serveurs âgés de cinq ans et plus)
- Quelle technologie ? Hyperconvergence ; Vmware ; Microsoft Hyper-V ; solutions OpenSource ; etc.
- Réalisation d’une matrice de dimensionnement (capacity planning).
- Sur quel matériel ? En fonction de la stratégie d’hébergement, le type de matériel changera. Nous préconisons l’étude des solutions d’hyperconvergence pour les environnement locaux voire hybride. Mais une approche cloud privé chez les français OVH ou Scaleway, chez le géant Amazon (AWS) ou encore chez Microsoft avec Azure est, dans certains cas, plus pertinente.

Définir la stratégie concernant la téléphonie

Un déménagement est un moment privilégié pour réfléchir aux atouts de la Voix sur IP.

Conservation du matériel existant ?
Migration vers une autre solution (IP Centrex, IPBX local, etc…)

Définir la stratégie concernant les accès Internet et liaisons inter-sites ou vers votre datacenter

La pose d’une fibre optique peut prendre six mois, la création d’une tête de ligne par l’opérateur historique peut prendre entre un et deux mois. N’attendez pas la dernière minute pour ces aspects !

Définir la stratégie concernant le WIFI

Conservation des équipements existants ?
Déterminer les emplacements des bornes dans les nouveaux locaux et déterminer s’il est nécessaire d’en ajouter ? (Pensez à prendre en compte la santé de vos utilisateurs. Ne leur collez pas des bornes à 50 cm du cerveau, ils n’ont sans doute pas envie de travailler dans un micro-ondes !).
C’est aussi l’occasion de revoir le niveau de sécurité en place, n’oubliez pas que les ondes radios traversent les murs !

J -90 Jours

Faire établir des devis par les prestataires

Contacter 3 entreprises spécialisées dans le déménagement d’équipements informatiques.

Identifier des correspondants internes

Il s’agit de correspondants qui seront des relais d’information entre la direction et les salariés et permettront de faciliter les opérations multiples et simultanées pendant le déménagement (guider les déménageurs, aider dans la résolution des dizaines de petits soucis qui ne manqueront pas d’apparaitre, faciliter un fonctionnement de l’organisation en mode dégradé pendant le déménagement, etc.).

Communiquer vers les salariés

Communiquer en amont pour éviter la propagation des rumeurs.
L’accompagnement et la conduite au changement sont deux facteurs importants à prendre en compte.
Les Responsables RH (chez nous, l’acronyme RH veut dire “Rendre Heureux”) doivent être tenues informés.
Les représentants du personnel (CHSCT, délégués etc.), doivent également prendre part au projet.

Organiser les travaux dans les nouveaux locaux

Lister les travaux à réaliser dans les nouveaux locaux (cloisons, câblage, climatisation etc.).
Posez-vous les bonnes questions, par exemple comment allez-vous sécuriser votre salle serveurs (alarme intrusion ; badge d’accès ; moyen de lutte contre le feu, etc.) ?
Demandez plusieurs devis pour comparer et commander les équipements nécessaires pour votre nouvelle salle serveurs (baies, onduleurs, refroidissement respectueux de l’environnement, détection d’incendie, extinction d’incendie, sécurité anti-intrusion, etc.).
Vérifier les garanties des équipements et services fournis.
Anticiper la disponibilité des intervenants en préréservant leurs interventions quitte à régler un acompte très tôt.
C’est aussi le moment de revoir vos équipements stratégiques existants : sont-ils couverts par une garantie matérielle ? Quelles en sont les critères (intervention sous 4 heures, 24h/24 et 7j/7, etc.) ?
- Si des équipements sensibles ne sont plus sous garantie, se renseigner sur les possibilités de prolongation.

J -60 Jours

Anticiper les travaux dans les locaux que vous quittez

Prévoir les travaux à faire en quittant les locaux :
- Moquette
- Peinture
- Cloisons
- Etc.
Prévoir une société pour le ménage Post déménagement dans les anciens et les nouveaux locaux.

Anticiper la demande de raccordement des lignes téléphoniques et accès internet (xDSL, câble, satellite, 3/4G ou Fibre Optique)

Vous aurez déjà anticipé le choix des technologies de liaison à Internet six mois avant la date estimée d’emménagement, il est grand temps de voir où en est le projet de raccordement (travaux en cours ou à planifier, commande à passer pour des technologies faciles à mettre en oeuvre, etc.).

Anticipation du changement d’adresse(s) IP Publique(s)

Communiquez auprès de vos prestataires pour anticiper les conséquences de votre changement d’adresse(s) IP Publique(s).
Anticiper et planifier les modifications des liaisons chiffrées (VPN & MPLS).
Anticiper et planifier les modifications des règles de sécurité de vos liaisons Internet et inter-sites (firewall, proxies, sondes anti-intrusion, etc.).

Si vous hébergez des services informatiques dans vos locaux

Préparer la migration des noms DNS de vos différents services hébergés dont :
- Le MX et la lutte antispam (SPF, DKIM et DMARC) de la messagerie électronique ;
- Les noms des sites internet ;
- Les applications métiers et autres services fournis (serveurs FTP, passerelles d’échange, serveurs de résultats, etc.).

Anticiper le raccordement électrique

Valider le contrat avec votre fournisseur d’énergie électrique (si possible prenez un fournisseur d’énergie verte comme on les aime chez OM Conseil !).
Vérifier que les protections électriques de la salle serveurs sont compatibles avec ce type d’utilisation (dimensionnement et type des disjoncteurs, mise à la terre des baies et autres coffrets contenant des équipements sensibles, etc.).

Commande de petits matériels

Câbles réseaux pour la salle serveur et les postes informatiques. Choisir différentes longueurs et couleurs pour un résultat propre et facile à exploiter.
Rallonges électriques et multiprises pour les bureaux.
Prévoir la visserie pour la nouvelle baie, l’idéal étant de l’acheter en même temps que la baie.
Prévoir une ou plusieurs trousses à outils pour le rackage des équipements.
Prévoir du matériel de secours.
Avoir à disposition un ou deux ordinateurs portables à disposition en cas de problèmes sur des PC fixes lors du déménagement ou, plus simplement, tester le câblage en cas de suspicion sur la qualité d’une prise ou d’une liaison.

J -30 Jours

Commencer le tri

Il est temps de faire le trie, d’archiver, de recycler.

Gérer l’étiquetage sur le site de départ et d’arrivée

A chaque salarié doit correspondre un code (Service-Trigramme unique ou numéros de bureau sortant et entrant par exemple).
Chaque pièce du nouveau site se voit attribuer un code unique.
Chaque élément qui sera déménagé doit être identifié par le code du salarié et sa place dans les nouveaux locaux.

Faire installer la nouvelle ligne téléphonique et l’accès à internet

Piloter les prestataires.
Faire la recette des lignes et les accès à Internet. Attention, des travaux de câblage internes peuvent être nécessaires et engendrer des délais et surcoûts.
Faite tester chaque prise réseau à l’aide d’un testeur capable de mesurer la qualité de la liaison (débit maxi accepté, etc.) afin de vous assurer d’avoir ce que vous acheté. Il est malheureux de voir des bâtiments neufs dont une prise réseau sur deux ne fonctionne pas lors de l’emménagement !
Anticiper les prérequis pour le déménagement de votre commutateur téléphonique (PABX ou, plus moderne, IPBX) et prévoyez des moyens de secours si une permanence téléphonique est nécessaire pendant toute la durée du déménagement.

Effectuer les changements d’adresse

Sécurité Sociale ;
Urssaf ;
Caisses de retraite ;
Modifier l’adresse ou faire établir les nouvelles cartes grises des véhicules ;
Prévenez le centre des impôts et la Trésorerie principale ;
Modifiez vos abonnements de presse écrite pour ne pas rater un ou plusieurs numéros de votre revue professionnelle préférée !
Informez également vos prestataires pour les distributeurs de boissons, photocopieurs, machines à affranchir, etc. qui seront déplacés idéalement par les fournisseurs eux-mêmes afin d’éviter tout litige ultérieur ;
Contacter vos assureurs et faites le point sur ce qu’ils peuvent apporter, y-compris sur des assurances spécifiques au déménagement ;
Contactez également votre CFE concernant l’immatriculation de la société et la modification du K-bis.

Anticiper la configuration du parefeu

Préparer une configuration firewall prenant en compte la nouvelle adresse IP publique des nouveaux locaux ;
Préparer la migration des liaisons chiffrées (VPN inter-sites et travailleurs itinérants ou en télétravail) ;
Préparer la procédure de mise en œuvre de cette configuration sur le nouveau site ;
Préparez-vous une procédure de recettage pour vous assurer que tout fonctionne comme attendu.

Organiser une cellule de support

Définir les ressources humaines et matérielles internes ou externes qui composeront la cellule de support au lendemain du déménagement ;
Définir comment elle pourra être contactée par les utilisateurs finaux et assurer une communication à ce sujet pour rassurer sur le bon niveau de maitrise de votre part auprès de vos collaborateurs.

J -10 Jours

Communiquer

Il est nécessaire de communiquer sur le déroulement du déménagement et les tâches que chacun devra réaliser ;
Définir les consignes à l’arrivée dans les nouveaux locaux ;
Donner les informations pratiques liées au nouveau site : où déjeuner, où sont les transports en commun, où se garer, etc ;
Délivrer un plan des lieux avec désignation de l’emplacement de chacun ;
Communiquer auprès des clients/fournisseurs de l’interruption des services si le déménagement n’a pas lieu le week-end, la nuit ou un jour férié.

Faire l’inventaire du parc informatique et procéder à l’étiquetage

Identifier chaque équipement informatique selon le code choisi à J-30 afin d’assurer sa traçabilité ;
Valider que toutes vos sauvegardes fonctionnent et sont exploitables.

J -1 Jour

Valider que toutes les sauvegardes fonctionnent et sont exploitables (et oui encore, rappelez-vous qu’il s’agit ici de votre assurance vie !) ;
Finir les cartons et l’étiquetage si nécessaire ;
Arrêter les équipements informatiques qui peuvent l’être (c’est rarement le cas mais si vous pouvez gagnez du temps alors n’hésitez pas.) ;
Faites arrêter les ordinateurs au fur et à mesure que les services terminent leur dernière journée sur ce site ;
Arrêter enfin l’ensemble des équipements sensibles, serveurs, switchs, routeurs, onduleurs, climatisation, etc.

Enfin c’est le jour J !

Idéalement le déménagement à lieu le week-end, la nuit ou un jour férié ;
Démarrage de la cellule de support et test des moyens de communication. Notez que pour une petite structure, le dirigeant peut assurer cette “cellule” seul ;
Déménagement effectif du matériel et reconnexion des équipements sur le nouveau site.

Si tout a bien été préparé alors tout devrait bien se passer !

Il reste une question à vous poser : avez-vous les ressources pour gérer ce déménagement sans prendre de risque ? Au moindre doute faites appel à un expert en optimisation informatique => Contactez-nous !