Dans une époque où la transformation numérique devient la norme, de nombreuses entreprises ont adopté les outils collaboratifs proposés par Microsoft 365. OneDrive, SharePoint, Teams… Ces solutions sont devenues incontournables pour fluidifier la communication, accélérer le partage d’information et moderniser les process métiers. Pourtant, malgré toutes leurs qualités, elles ne sont pas sans failles. Du jour au lendemain, certains de vos fichiers peuvent disparaître. Des dossiers entiers se retrouvent inaccessibles. Des heures de travail s’évaporent sans explication. Chez OM Conseil, nous avons accompagné de nombreuses PME et ETI confrontées à ces situations stressantes. Et ce n’est pas une question de malchance : il s’agit souvent de malentendus, d’automatismes mal configurés, ou simplement d’un manque de gouvernance. L’illusion de sécurité dans le cloud Lorsqu’une entreprise migre ses fichiers vers OneDrive ou SharePoint, elle se repose sur une promesse implicite : « dans le cloud, tout est plus sûr ». C’est à la fois vrai… et trompeur. Car le cloud n’est pas une sauvegarde. C’est un système de synchronisation, un miroir dynamique entre vos appareils et un serveur distant. Si vous supprimez un fichier en local, il est supprimé partout. Si un employé déplace un dossier sensible sans informer l’équipe, cette dernière peut perdre son accès sans en comprendre la cause. Pire encore, dans certaines configurations hybrides (poste fixe + cloud), le comportement du système n’est pas toujours intuitif. Une désynchronisation temporaire ou une erreur de cache peut provoquer la disparition « temporaire » d’un document, parfois suffisante pour semer la panique ou déclencher une cascade d’erreurs. Pourquoi vos données disparaissent (vraiment) Il ne s’agit pas uniquement d’une mauvaise manipulation humaine. Le problème est plus global : Ajoutons à cela les problèmes de conflits de fichiers (lorsque deux personnes travaillent sur un même document sans coordination), les mauvaises connexions réseau qui interrompent la mise à jour des fichiers, ou les nettoyages de disque local qui effacent involontairement des éléments partagés… et vous obtenez un cocktail explosif. Le rôle crucial de la gouvernance numérique Chez OM Conseil, notre approche repose sur une conviction simple : les outils numériques ne fonctionnent bien que lorsqu’ils sont cadrés intelligemment. Plutôt que d’ajouter une couche technique pour chaque problème, nous revenons à la base : la gouvernance. Mettre en place une gouvernance numérique efficace, ce n’est pas complexifier les process, c’est les rendre plus lisibles pour tout le monde. Cela passe par des décisions claires : Cette gouvernance doit être pensée avec vos collaborateurs, pas contre eux. Elle doit être portée par les usages métiers, pas dictée uniquement par l’IT. C’est cette méthodologie d’accompagnement que nous déployons chez OM Conseil depuis des années, avec succès. Un accompagnement au-delà de la technique Reprendre la main sur ses fichiers ne se fait pas uniquement en activant des options dans OneDrive. Cela demande une acculturation, une compréhension collective de ce qui est attendu, et une vigilance partagée. C’est pourquoi nous proposons un accompagnement sur trois axes complémentaires : 1. Diagnostic des usages actuels Nous commençons par une analyse concrète de vos pratiques actuelles. Quels sont les dossiers critiques ? Quels sont les profils d’usage à risque ? Quelles erreurs sont déjà survenues ? Ce diagnostic permet de sortir des suppositions pour aller vers une stratégie sur-mesure. 2. Sensibilisation et formation ciblée Oubliez les longues sessions théoriques. Nous privilégions les formats courts, interactifs, adaptés à chaque profil utilisateur. Le but : expliquer les implications des actions locales, les bonnes pratiques de co-édition, et comment restaurer un fichier sans attendre un ticket IT. 3. Sécurisation des données sensibles Nous vous aidons à mettre en place des systèmes de sauvegarde indépendants (hors cloud Microsoft), des alertes de modification/suppression critiques, et des politiques de version et rétention alignées sur vos enjeux métier et juridiques. Quand le mal est déjà fait : comment réagir intelligemment Si un fichier ou un dossier a disparu, il n’est pas toujours trop tard. Microsoft 365 dispose d’outils de récupération efficaces, à condition de les connaître et de les activer à temps. Les corbeilles SharePoint (deux niveaux de récupération), le versioning des fichiers, et l’historique d’activité peuvent permettre de retrouver un document. Mais ces mécanismes ont leurs limites : durée limitée, dépendance aux droits d’accès, ou erreurs de manipulation lors de la restauration. Dans les situations critiques, OM Conseil intervient rapidement pour : Nous travaillons en toute transparence, avec votre DSI ou votre responsable informatique, afin de garantir un retour à la normale rapide et durable. Conclusion : externaliser la sérénité numérique Externaliser la gestion de vos outils collaboratifs, ce n’est pas renoncer au contrôle : c’est choisir un partenaire de confiance pour professionnaliser vos usages et protéger votre capital informationnel. SharePoint et OneDrive sont des outils formidables, à condition de les maîtriser. Chez OM Conseil, nous pensons que la sérénité numérique ne s’obtient pas avec des logiciels, mais avec des processus clairs, des utilisateurs formés et un accompagnement humain. Nos équipes sont là pour vous aider à regagner en visibilité, en sécurité et en efficacité. Si vous sentez que vos équipes perdent du temps à chercher des fichiers, qu’un incident récent a fragilisé la confiance dans le cloud, ou que vous hésitez à aller plus loin dans l’adoption de Microsoft 365… c’est le moment de prendre du recul.Contactez OM Conseil pour une approche pragmatique, sécurisée et tournée vers vos usages réels.
