Pour une PME ou une association, l'informatique peut rapidement devenir difficile à gérer au quotidien. Quelques postes de travail, une messagerie, Microsoft 365, des fichiers partagés, des sauvegardes, un réseau et parfois plusieurs applications métier suffisent pour créer un environnement qui demande un véritable suivi.
Le problème n'est pas nécessairement de disposer de beaucoup de matériel. C'est surtout de pouvoir maintenir un système informatique fiable, sécurisé et adapté aux besoins de l'organisation, sans mobiliser en permanence les équipes sur des problèmes techniques.
C'est dans ce contexte que l'infogérance informatique peut prendre tout son sens.
L'objectif n'est pas forcément de confier toute son informatique à un prestataire. Une PME peut externaliser certaines fonctions, conserver un référent en interne ou choisir une prise en charge plus globale selon ses ressources et ses priorités.
Mais quels sont réellement les avantages de cette organisation ? Et dans quels cas l'externalisation informatique devient-elle pertinente ?
Pourquoi une PME ou une association envisage-t-elle d'externaliser son informatique ?
Dans une petite structure, l'informatique est souvent gérée de manière progressive : un collaborateur prend en charge certains sujets, un prestataire intervient lorsqu'une panne survient, les outils évoluent au fil des besoins et les investissements sont réalisés lorsqu'ils deviennent nécessaires.
Cette organisation peut fonctionner pendant un certain temps.
Elle devient plus difficile lorsque les problèmes se répètent, que les collaborateurs consacrent trop de temps au support, que les sauvegardes ne sont pas suffisamment suivies ou que la cybersécurité devient trop complexe à gérer.
L'enjeu consiste alors à passer d'une informatique principalement réactive à une informatique davantage anticipée et pilotée.
L'infogérance peut répondre à cette problématique en apportant un suivi régulier du système d'information, des compétences techniques et un cadre de gestion adapté aux besoins de l'organisation.
Pour comprendre précisément ce que recouvre une prestation d'infogérance, consultez la page dédiée à l'infogérance informatique pour les entreprises.
Les 7 avantages de l'infogérance pour une PME ou une association
1. Mieux maîtriser le coût réel de l'informatique
Le coût d'un système informatique ne se limite pas aux abonnements logiciels ou à l'achat des ordinateurs.
Il faut également prendre en compte le temps consacré aux incidents, les interventions d'urgence, les renouvellements de matériel, les mises à jour, les sauvegardes, la sécurité, l'administration des comptes et les opérations nécessaires au maintien de l'environnement.
Pour une petite structure, ces tâches peuvent être difficiles à anticiper.
Une prestation d'infogérance permet de définir un périmètre d'accompagnement et de mieux prévoir les dépenses associées. Le budget informatique devient ainsi plus lisible, à condition que le contrat précise clairement les services inclus et les éventuelles prestations complémentaires.
L'intérêt n'est donc pas simplement de rechercher le prestataire le moins cher, mais de comparer le coût global de plusieurs modes d'organisation.
2. Accéder à des compétences sans constituer une équipe informatique complète
Une PME n'a pas nécessairement besoin d'embaucher plusieurs profils spécialisés pour disposer de compétences en administration système, réseau, cybersécurité, sauvegarde, Cloud ou Microsoft 365.
Avec un prestataire externe, elle peut accéder à plusieurs domaines d'expertise selon ses besoins.
Cela peut être particulièrement intéressant lorsqu'une entreprise dispose d'un référent informatique interne, mais que celui-ci ne peut pas maîtriser seul tous les sujets techniques.
L'externalisation peut alors servir de complément aux compétences internes, et pas nécessairement de remplacement.
Pour les structures sans équipe informatique, le périmètre peut également être plus large.
3. Réduire le temps perdu par les collaborateurs
Un problème informatique n'est jamais uniquement technique.
Lorsqu'un poste ne fonctionne plus, qu'un accès est bloqué ou qu'une application devient indisponible, le collaborateur concerné ne peut pas toujours poursuivre son travail normalement.
Si ces incidents sont fréquents, le temps cumulé peut devenir significatif.
Une organisation informatique mieux suivie permet de réduire une partie de ces interruptions et de donner aux utilisateurs un point de contact identifié lorsqu'ils rencontrent une difficulté.
L'objectif est simple : éviter que chaque problème informatique devienne un problème à résoudre directement par les équipes métier.
4. Renforcer la sécurité informatique dans la durée
La cybersécurité ne repose pas uniquement sur un antivirus.
La protection d'une organisation dépend également des mises à jour, des comptes utilisateurs, des droits d'accès, des sauvegardes, de la protection des postes et serveurs, de la configuration du réseau et des pratiques des collaborateurs.
Pour une PME ou une association, suivre l'ensemble de ces éléments peut devenir difficile lorsque l'informatique n'est pas une compétence centrale.
L'infogérance peut intégrer un suivi régulier de ces composants et contribuer à maintenir un niveau de sécurité cohérent avec les risques identifiés.
Elle ne supprime évidemment pas le risque cyber. Elle permet surtout de mieux structurer les mesures techniques et leur suivi.
Pour approfondir spécifiquement la question de la protection informatique, consultez la page cybersécurité pour entreprise d'OM Conseil.
5. Limiter les interruptions et mieux préparer la continuité d'activité
Une panne informatique peut avoir des conséquences différentes selon l'activité.
Pour certaines entreprises, une messagerie indisponible pendant quelques heures représente principalement une gêne. Pour d'autres, l'indisponibilité d'une application métier, d'un serveur de fichiers ou d'un accès client peut bloquer une partie de l'activité.
L'objectif d'une gestion informatique structurée est donc de ne pas attendre la panne pour réfléchir à la manière de la gérer.
Supervision, maintenance, sauvegardes et procédures de restauration participent à cette démarche.
L'infogérance peut ainsi contribuer à la continuité d'activité, à condition que les services réellement critiques soient identifiés et que les dispositifs de sauvegarde et de restauration soient régulièrement vérifiés.
Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre guide sur la continuité d'activité informatique pour les PME.
6. Faire évoluer l'informatique avec l'entreprise
Les besoins informatiques d'une organisation changent avec son activité.
L'arrivée de nouveaux collaborateurs peut nécessiter de nouveaux postes et de nouveaux comptes. Une croissance de l'entreprise peut entraîner l'évolution du réseau, du stockage ou des outils collaboratifs. Le télétravail peut modifier les besoins d'accès et de sécurité.
Une informatique externalisée peut accompagner ces changements sans que l'organisation ait à gérer seule chaque aspect technique.
Le prestataire peut intervenir sur des besoins ponctuels ou dans le cadre d'un accompagnement plus global.
L'enjeu est surtout de disposer d'un environnement capable d'évoluer sans multiplier les solutions improvisées.
7. Disposer d'un interlocuteur pour piloter les sujets informatiques
Pour un dirigeant de PME ou une association, le problème n'est pas seulement de trouver quelqu'un capable de résoudre une panne.
Il faut également pouvoir répondre à des questions très concrètes :
- Quels équipements doivent être renouvelés ?
- Les sauvegardes sont-elles réellement restaurables ?
- Les accès des anciens collaborateurs sont-ils correctement désactivés ?
- Quels outils doivent être conservés ou remplacés ?
- Le système informatique est-il suffisamment protégé ?
- Quels investissements prévoir dans les prochains mois ?
Un accompagnement régulier permet de replacer ces questions dans une vision plus globale du système d'information.
Quel est le coût réel de la gestion informatique pour une PME ?
Comparer une infogérance à un simple tarif mensuel peut conduire à une mauvaise analyse.
Pour mesurer l'intérêt économique d'une externalisation, il faut regarder le coût global de fonctionnement informatique.
Celui-ci peut notamment comprendre :
- le temps passé par les collaborateurs sur les problèmes informatiques ;
- les interventions ponctuelles et urgentes ;
- les abonnements et logiciels ;
- les contrats de maintenance ;
- les renouvellements de matériel ;
- les sauvegardes ;
- les dispositifs de cybersécurité ;
- les formations et la sensibilisation ;
- les pertes de productivité liées aux interruptions ;
- les coûts potentiels d'un incident informatique.
Une organisation peut donc avoir un budget informatique relativement faible tout en supportant un coût indirect important.
L'analyse doit également tenir compte de la valeur du temps des collaborateurs.
Si plusieurs personnes interviennent régulièrement sur des problèmes informatiques qui ne relèvent pas de leur métier, le coût réel de cette organisation peut être supérieur à ce que laisse apparaître le budget informatique.
Comment évaluer le ROI d'une externalisation informatique ?
Le retour sur investissement d'une infogérance ne se mesure pas uniquement par une réduction de facture.
Il peut également se traduire par :
- moins de temps perdu lors des incidents ;
- une meilleure disponibilité des outils ;
- une réduction des interventions improvisées ;
- une meilleure anticipation des renouvellements ;
- un suivi plus régulier des sauvegardes ;
- une meilleure organisation des accès ;
- un accès à des compétences qui seraient coûteuses à maintenir en interne.
Il est donc préférable de comparer deux organisations complètes plutôt que deux tarifs.
Organisation interne ou ponctuelle :
coûts fixes + temps interne + interventions + risques non maîtrisés + investissements.
Organisation externalisée :
coût du contrat + prestations complémentaires éventuelles + temps de pilotage interne.
Cette comparaison doit naturellement être adaptée à chaque entreprise.
Infogérance ou informatique interne : faut-il choisir l'un ou l'autre ?
Il n'existe pas de modèle unique.
Conserver l'informatique en interne
Cette organisation peut être adaptée lorsqu'une entreprise dispose déjà de compétences suffisantes et souhaite conserver une forte maîtrise opérationnelle.
Elle suppose toutefois de maintenir les compétences, les outils et le temps nécessaires pour gérer l'ensemble des besoins.
Externaliser l'informatique
L'externalisation permet de confier tout ou partie des opérations à un prestataire spécialisé.
Elle peut être pertinente lorsqu'une entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires ou lorsque la gestion informatique mobilise trop de temps en interne.
Choisir un modèle hybride
Une troisième possibilité consiste à conserver certaines responsabilités en interne et à externaliser les sujets nécessitant davantage d'expertise.
Par exemple, une PME peut conserver un référent informatique interne tout en confiant à un prestataire la supervision, les sauvegardes, la cybersécurité ou l'administration de certains environnements.
Le bon modèle dépend donc moins de la taille de l'entreprise que de ses compétences disponibles, de ses contraintes, de ses risques et de ses objectifs.
Pour approfondir cette comparaison, consultez notre article sur l'externalisation informatique : société spécialisée, recrutement interne ou modèle hybride.
Dans quels cas une PME devrait-elle envisager l'externalisation ?
Plusieurs signaux peuvent indiquer qu'une réflexion devient nécessaire.
Les incidents informatiques sont trop fréquents
Lorsque les mêmes problèmes reviennent régulièrement, une approche ponctuelle peut ne plus suffire.
Les collaborateurs deviennent le support informatique
Si les salariés passent régulièrement du temps à dépanner leurs collègues, leur productivité peut en pâtir.
Les sauvegardes ne sont pas réellement contrôlées
Avoir une sauvegarde configurée ne signifie pas nécessairement que les données peuvent être restaurées correctement.
La cybersécurité devient difficile à suivre
Mises à jour, comptes, droits, protection des postes, sauvegardes et surveillance nécessitent un suivi régulier.
L'entreprise se développe
Nouveaux collaborateurs, nouveaux locaux, nouveaux outils, télétravail ou nouveaux services peuvent rapidement augmenter la complexité du système informatique.
Aucun interlocuteur ne pilote réellement l'informatique
Lorsqu'aucune personne n'a une vision globale du parc, des risques et des investissements à prévoir, les décisions sont souvent prises dans l'urgence.
Dans ces situations, l'externalisation peut constituer une piste à étudier.
Comment choisir son prestataire après avoir décidé d'externaliser ?
Une fois le principe de l'externalisation retenu, le choix du prestataire mérite une analyse distincte.
Il est notamment utile de vérifier :
- le périmètre exact des services ;
- les délais de prise en charge ;
- les engagements de service ;
- les modalités de sauvegarde et de restauration ;
- le niveau de cybersécurité ;
- les compétences disponibles ;
- les conditions de sortie du contrat ;
- la manière dont les évolutions et projets sont accompagnés.
Le prix ne doit donc pas être analysé isolément.
Pour une analyse plus complète, consultez notre checklist pour choisir un prestataire informatique pour une PME.
PME ou association : l'infogérance peut-elle être adaptée aux deux ?
Oui, mais les besoins peuvent être très différents.
Une PME peut avoir besoin de sécuriser son environnement Microsoft 365, ses postes, son réseau, ses sauvegardes ou ses applications métier.
Une association peut avoir une infrastructure plus réduite mais disposer de contraintes particulières : budget limité, rotation des bénévoles, gestion des comptes utilisateurs ou dépendance à quelques personnes connaissant l'environnement informatique.
Dans les deux cas, le principe reste le même : déterminer ce qui doit être géré, ce qui doit être sécurisé et ce qui peut raisonnablement rester en interne.
L'infogérance n'est donc pas nécessairement une externalisation totale.
Quelles questions poser avant de passer à l'infogérance ?
Avant de signer un contrat, une PME ou une association peut commencer par répondre à quelques questions simples :
- Quels problèmes informatiques reviennent le plus souvent ?
- Combien de temps les équipes consacrent-elles à leur résolution ?
- Quelles données sont réellement critiques ?
- Quand les sauvegardes ont-elles été restaurées pour la dernière fois ?
- Qui est responsable des comptes et des droits d'accès ?
- Que se passe-t-il si la personne qui connaît l'informatique quitte l'organisation ?
- Quels investissements informatiques sont prévus dans les 12 à 24 prochains mois ?
- Quelles fonctions pourraient être externalisées sans perdre la maîtrise de l'activité ?
Ces réponses permettent déjà de déterminer si une réflexion sur l'externalisation est pertinente et sur quel périmètre elle pourrait porter.
À retenir
L'intérêt de l'infogérance pour une PME ou une association ne se résume pas à « avoir quelqu'un à appeler en cas de panne ».
Une démarche d'infogérance peut permettre de :
- mieux prévoir les coûts informatiques ;
- accéder à des compétences spécialisées ;
- réduire le temps consacré aux incidents ;
- structurer la cybersécurité ;
- mieux préparer la continuité d'activité ;
- accompagner l'évolution de l'entreprise ;
- disposer d'un interlocuteur capable de suivre l'environnement dans la durée.
Mais externaliser ne signifie pas nécessairement tout déléguer.
Le niveau d'accompagnement doit être adapté à l'organisation, aux compétences disponibles, aux risques et aux objectifs.
Besoin de savoir quelles fonctions informatiques externaliser ?
OM Conseil accompagne les PME et organisations professionnelles dans l'analyse, la gestion et l'évolution de leur environnement informatique.
Découvrir la solution d'infogérance informatique pour entreprise ou demander un échange avec OM Conseil.
FAQ | Infogérance pour PME et associations
L'infogérance est-elle rentable pour une PME ?
La rentabilité dépend du coût actuel de la gestion informatique, du temps consacré aux incidents, des compétences disponibles en interne et du niveau de service recherché. Il est préférable de comparer le coût global des différents modèles plutôt qu'un simple tarif mensuel.
Une PME doit-elle externaliser toute son informatique ?
Non. Elle peut choisir une infogérance complète, partielle ou un modèle hybride. Certaines fonctions peuvent rester en interne tandis que d'autres sont confiées à un prestataire spécialisé.
Vaut-il mieux recruter un informaticien ou faire appel à un prestataire ?
Les deux modèles répondent à des organisations différentes. Le recrutement apporte une compétence interne dédiée ; l'externalisation permet d'accéder à plusieurs domaines d'expertise sans constituer une équipe complète. Un modèle hybride est également possible.
Une association peut-elle bénéficier de l'infogérance ?
Oui. Une association peut externaliser tout ou partie de sa gestion informatique selon ses outils, son nombre d'utilisateurs, ses ressources internes et ses contraintes de sécurité.
L'infogérance garantit-elle l'absence de panne ?
Non. Aucun dispositif informatique ne peut supprimer totalement les risques. L'objectif est de réduire la probabilité de certains incidents, de les détecter plus tôt et de mieux organiser la réaction lorsqu'ils surviennent.
Quelle différence entre maintenance informatique et infogérance ?
La maintenance vise notamment à maintenir et réparer les équipements et systèmes. L'infogérance correspond à un niveau d'accompagnement plus large pouvant inclure la supervision, l'administration, le support, la sécurité, les sauvegardes et le pilotage de l'environnement informatique selon le contrat.
Combien coûte une prestation d'infogérance ?
Le coût dépend notamment du nombre d'utilisateurs et d'équipements, du périmètre technique, du niveau de support, des besoins de cybersécurité, des sauvegardes et des engagements de service. Une analyse de l'environnement est généralement nécessaire pour définir un périmètre adapté.
