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Comment ma petite entreprise a traversé l’épisode neige et verglas

Ou comment se préparer au pire pour tenir ses engagements ?

Le mardi 6 février 2018 dès 9h, Météo France annonçait que plus d’une vingtaine de départements du nord, ainsi que ceux de l’Ile-de-France, étaient en alerte orange neige et verglas avec de fortes chutes de neige qui tiendraient au sol et ce, dès 16h pour Paris et sa banlieue.

Comment avez-vous vécu cet épisode hivernal ? Etiez-vous au top ? Tous vos collaborateurs sur le pont ? Parés pour tenir vos engagements de service pour l’ensemble de vos clients ?

La suite on la connaît : la région parisienne s’est retrouvée paralysée avec des milliers d’automobilistes qui ont passé tout ou partie de la nuit du 6 au 7 février dans leur voiture, surtout du côté de la N118…

Les 7 et 8 février il n’a pas été facile non plus de rejoindre son lieu de travail : écoles fermées, pas de ramassage scolaire pour tous, perturbations importantes sur certaines lignes de transport (bus et trains).

Finalement et si on le pouvait il valait mieux rester chez soi en télétravail.

Mais voilà, d’après une enquête Qapa.fr auprès de plus de quatre millions de français, les trois quarts de celles et ceux qui ont demandé l’autorisation de télétravailler ont essuyé un refus de leurs employeurs. Et pourtant, cet épisode hivernal n’avait finalement rien d’exceptionnel. En hiver c’est normal d’avoir de la neige et du verglas et ça se reproduit, même si ce n’est pas tous les ans.

Est-ce possible de se tromper autant et de faire ainsi le lit d’un désengagement de plus en plus important des salariés français ?

C’est l’économie qui prime toujours et encore. Nous sommes tous, à notre niveau, piégés dans des routines pour lesquelles l’inhabituel pose problème : 3 centimètres de neige à Paris et c’est la fin du monde. Mon équipe me demande de télétravailler mais je ne peux pas dire oui car on ne l’a jamais fait ; j’ai peur qu’ils fassent autre chose que de travailler pour nous ; quand bien même j’accepterai, nos outils et processus ne sont pas prévus pour, ça ne sera donc pas rentable !

Je vais en agacer plus d’un mais de notre côté nous étions prêts, et en toute franchise, ce fut assez simple.

Comment se préparer à assurer une continuité d’activité en cas d’événement perturbateur lors d’une crise majeure d’origine naturelle, accidentelle ou malveillante et ce, lorsqu’on est une petite organisation de quelques dizaines de personnes ?

Nous sommes une entreprise contributive, c’est-à-dire que nous sommes appelés à fournir des prestations supplémentaires en cas de crise, par exemple dans le secteur hospitalier lors d’une défaillance grave d’un système d’information vital pour le patient.

Certaines organisations peuvent même être tenues réglementairement de fournir des services supplémentaires via une réquisition gouvernementale. Cela peut-être le cas si vous possédez des engins de travaux publics, des groupes électrogènes ou encore du savoir-faire ou des équipements médicaux de première urgence.

Il nous a toujours paru évident qu’il nous fallait être prêt à faire face en cas de crise et nos quinze années d’histoires en tous genres vécues auprès de nos clients, nous ont donné raison à un tel point que nous avons développé depuis longtemps une offre de service dédiée à la gestion des risques et à la gestion de crise !

Mais lorsqu’on est une PME, aux moyens limités, on réfléchit à deux fois avant de se lancer dans des investissements qui ne serviront peut-être jamais. Et ce qui nous a beaucoup aidé c’est la menace de la pandémie grippale de 2009. Cet événement très largement médiatisé à l’époque, surtout au sujet de la campagne de vaccination contre le virus H1N1, avait entraîné une prise de conscience de beaucoup de dirigeants et responsables. Rien qu’à notre niveau c’est une vingtaine d’organisations de différents secteurs d’activité que nous avions alors accompagné en conseil, et pour certaines, en assistance à maîtrise d’ouvrage, dans la mise en place de leur PCA (Plan de Continuité d’Activité). Nous avions dès lors beaucoup appris. Et durant ces dix dernières années nous n’avons fait que simplifier les conseils et méthodes déployées en mesurant, là aussi sur le terrain, que plus c’est simple, plus c’est fiable. Le principe KISS (Keep it Simple, Stupid) que nous affectionnons tout particulièrement est une ligne directrice extraordinaire pour développer le PCA qu’il vous faut !

Check-list de notre PCA adapté aux TPE et PME

Contexte du PCA :

Les éléments suivants ont été définis dans le cadre de notre PCA “Pandémie grippale grave & autres crises majeures”. Il concerne une activité de services informatiques B2B d’une PME d’une vingtaine de collaborateurs salariés majoritairement situés en Ile-de-France, assistés d’une cinquantaine de partenaires indépendants répartis sur tout le pays.

La moitié des collaborateurs assurent des missions de maintien en conditions opérationnelles de Systèmes d’Informations et du soutien technique pour les utilisateurs et administrateurs de ces systèmes.

Ce PCA doit permettre de maintenir les services critiques pendant une durée de 2 mois.

Un minimum de préparation est de nature à accroître l’efficacité de votre organisation et la confiance de vos partenaires économiques dans votre capacité à maintenir votre activité, à répondre à leurs besoins essentiels et à renforcer votre résilience.

Préparation :

  • Définir une personne responsable (et un remplaçant) pour coordonner la préparation de l’organisation et la mise en oeuvre du PCA en cas de crise.
  • Généralement le dirigeant ou son représentant ;
  • Identifier les perturbations possibles au bon fonctionnement de l’organisation en prenant en compte les risques sur les fournisseurs mais aussi sur le cadre de vie des collaborateurs  (transports, énergie, livraisons, télécommunication, hébergement d’applications, fermeture des écoles et des crèches, conjoint malade, etc.) ;
  • Prévoir la coordination des mesures de prévention avec les fournisseurs lorsque ceux-ci sont stratégiques ;
  • Identifier les rôles clés et ceux dont la mise en veille pendant plusieurs semaines ne remettrait pas en cause le PCA ;
  • Etablir la liste des collaborateurs, y-compris des partenaires, aptes à tenir ces rôles en tenant compte des formations et transferts de compétences nécessaires pour la polyvalence ;
  • Identifier les processus clés et leurs outils et assurez-vous qu’ils puissent fonctionner à distance de manière sécurisée, éventuellement dans un mode dégradé s’ils sont indispensables ;
  • Établir les modalités d’accueil et d’accessibilité à l’entreprise compte tenu des limitations possibles au niveau des moyens de transport et des modalités de restauration ;
  • Rendre possible le travail à distance (télétravail) pour l’ensemble des opérations critiques (espaces de télétravail chez chacun des collaborateurs ; matériels et moyens de communication ; sécurité des accès et des données ; formation des personnels ) ;
  • Échanger avec d’autres organisations pour les best practices, consulter les documents fournis par le gouvernement (Voir les deux Guides pour PCA en bas de cet article) ;
  • En cas de risque pandémique, disposer d’équipements de protection individuelle en nombre suffisant ;
  • Etablir un plan de communication de crise interne et externe ;
  • Communiquer régulièrement sur les dispositions existantes et former les nouveaux collaborateurs dès leur embauche ;
  • Réaliser des exercices pour s’assurer que les mesures sont réalistes. Si possible développez l’usage du télétravail pour tous à raison d’une journée par semaine minimum ;
  • Utilisez un outil d’auto-évaluation des bonnes pratiques (Voir le guide PCA du SGDSN fourni en bas de cet article) ;
  • Enfin pour être prévenu sans perdre trop de temps, équipez-vous d’un ou plusieurs systèmes d’alerte des services de l’Etat. Par exemple installez sur votre smartphone l’application SAIP – Système d’Alerte et d’Information des Populations.

Pendant la crise :

En cas de crise, chaque minute passée sans rien faire est une minute définitivement perdue !

  • Communiquez au plus tôt sur les modalités du PCA, en interne et avec le monde extérieur (clients, partenaires, fournisseurs ) ;
  • Restez en veille sur les moyens de communication de l’Etat et des services publics importants (METEO France, SAIP, radios publiques, etc.) ;
  • Déclenchez le retour à la maison de vos collaborateurs s’il y a risque d’interruption des transports (chute de neige) ou de contamination ;
  • Activez les moyens de télétravail s’ils nécessitent des matériels ou l’ouverture d’accès distants (prêt d’ordinateurs, d’écrans, etc. ou activation d’un tunnel sécurisé aussi appelé VPN, etc.) ;
  • Rappelez à tous vos collaborateurs et partenaires de noter tous les événements inhabituels ainsi que les dysfonctionnements et facteurs aggravants afin d’alimenter un retour d’expérience (RETEX ou REX) qui sera partagé entre tous lorsque la crise sera terminée.

Tout ceci peut paraître un peu lourd à mettre en oeuvre face à des risques qui sont finalement rares mais croyez-nous, vous en tirerez de réels bénéfices, ne serait-ce que par la mise en place du télétravail pour vous et vos collaborateurs. Et rien que ça c’est un énorme progrès en terme d’innovation.

Olivier Maréchal

Entrepreneur Responsable

Quelques sources utiles pour votre PCA et le télétravail :

Le Guide du PCA de la DGE (Direction Générale des Entreprises) et CGPME, pour nous autres, les TPE et PME : Guide-PCA-DGE-CGPME-pour-TPE-PME-en-cas-de-crise-majeure-Juillet-2015

Notre préféré, car très complet, le Guide du PCA par le SGDSN (Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale) pour tous les acteurs de la société civile : Guide-PCA-SGDSN-pour-tous-acteurs-civils-Juin-2013

L’intérêt du télétravail vu par le Ministère de l’Economie : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/teletravail

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