Temps de lecture : 11 minutesVous êtes ou serez amené à travailler à distance de vos locaux professionnels que ce soit pour quelques jours par semaine ou à temps plein. Depuis 2009 et le risque de pandémie H1N1, nous avons développé une expérience de terrain, qui intègre notre programme Alternative 2030, afin de faciliter le “mieux travailler ensemble” de manière simple, efficace, agile et surtout sécurisée. Comme beaucoup de nos développements et best practices chez OM Conseil, nous vous les partageons ici en espérant que cela vous permettra à vous aussi de développer cette culture de l’engagement en équipe. Si vous réussissez, nous réussirons ! L’état d’esprit et le maintien [ou la création] de la culture adaptée au travail à distance SOYEZ AGILE. Il n’y a pas un seul et unique modèle, chaque organisation développera sa propre méthode en mode “essais – erreurs”. Sachez-le dès le départ, cela vous évitera bien des désillusions. CONFIANCE ! Le principal frein à l’expansion du télétravail (hors périodes de pandémie et de “grand confinement”) c’est le manque de confiance des managers et patrons envers leurs collaborateurs. Si vous êtes en responsabilité et n’avez déjà pas pleinement confiance dans vos équipes au bureau, que feront-elles loin de vous ? N’attendez pas d’être contraint par un confinement imposé pour le vérifier. Parlez-en, instaurez des règles permettant de savoir qui fait quoi, quand et pour combien de temps. Habituez-vous au partage de l’information sur les projets en cours en faisant des mises à jour fréquentes dans vos principaux outils de communication. Vous verrez, vos collègues s’y mettront aussi. Les messageries d’équipe à la “Slack” ou les outils de gestion de tâches à la “Trello” sont parfaits pour ça. QUI SAIT QUI FAIT QUOI ? Définissez ou rappelez les zones de responsabilité de chacun. Rien de pire que d’avoir des trous dans la raquette en terme de tâches à réaliser. Vous savez le “c’est pas moi c’est lui !” ou encore “je ne savais pas que c’était à moi de le faire ?!”. Pour cela, vérifiez vos processus tels que le cycle de vie de vos clients et assurez-vous que chaque étape est bien gérée par une ou plusieurs personnes qui savent ce qu’elles ont à faire et pour quand. PENSEZ COMMUNICATION. Lorsque je travaille à distance des autres et que les seuls outils sont les emails, la messagerie d’équipe, le téléphone (que j’utilise de moins en moins) et la visio, j’ai vite fait de me faire des films, de m’écarter de mes objectifs et de ceux de l’équipe. Voire de ne plus rien faire. Pour contrer cet effet naturel, ancrez des pratiques de réunions courtes, quotidiennes mais non-obligatoires, par exemple un point dans la matinée et un second dans l’après-midi. 15 minutes max. Couplées à une pause café ça ne sera que plus apprécié ! Dois-je le faire avec toute l’organisation ou en petites équipes ? Tout dépendra de la taille et de votre fonctionnement. Plutôt en silos ? Vous allez préférer rester entre vous. Vous êtes en gouvernance partagée ? Vous apprécierez de fonctionner avec toute l’organisation. Pour ceux qui connaissent le format des « stand-up meeting » du lean management et autres méthodes dites agiles c’est à peu près ce qu’il faut réussir à reproduire à distance. SOYEZ SENSIBLE AUX SIGNAUX FAIBLES Quand je vois mes collègues quotidiennement au bureau c’est facile pour moi, si j’ai de l’empathie, d’être à l’écoute et de soutenir celui ou celle qui ne va pas bien. A distance ça se complique. Là encore, les points quotidiens devront avoir un minimum de formalisme permettant de détecter ces signaux et de proposer aide et soutien, en groupe ou en face à face. Pour ce faire, rythmez vos réunions par un « tour de météo » des collaborateurs au tout début et un partage de feedback à la fin, c’est rapide et très puissant. DOCUMENTEZ, documentez, documentez… Plus vous le ferez et plus vous faciliterez la tâche de vos collègues lorsqu’ils auront besoin de connaître les détails d’un dossier commercial, d’un contrat, d’un chantier ou encore d’un ticket d’incident au service clients. INDIQUEZ VOS HORAIRES de travail à vos collègues, cela réduira le risque d’être dérangé en plein petit-déjeuner ou pendant votre micro-sieste de 14h. Vous devez faire un break d’une ou deux heures ? Prévenez vos collègues et managers. Définissez-vous quelques RÈGLES BIEN A VOUS et en accord avec votre environnement direct. Il est très important de bien dissocier votre temps de travail de votre vie privée. La frontière étant plus que subtile en télétravail, il vous appartient de faire en sorte de ne pas mélanger ces deux univers au risque de frôler le burnout. Souvenez-vous de la toupie de Leonardo Di Caprio dans le film Inception. Faites de même, inventez-vous une stratégie qui vous permettra de couper franchement après vos 7 ou 8 heures de travail quotidien. Et à midi aussi. Certains promènent leur chien. D’autres quittent leur paire de chaussures “du boulot” et remettent les tongs. D’autres encore coupent téléphone pro et ordi. Rester chez soi tous les jours, surtout lorsque l’on est seul dans sa vie, peut vite devenir psychologiquement problématique. Afin de réduire ce risque efforcez-vous de rejoindre des COMMUNAUTÉS liés à des passions que vous partagez : un groupe dédié sur un réseau social, un club proche de chez vous, voire un espace de coworking. Bien entendu seules les rencontres virtuelles seront possibles en période de “grand confinement”. Il ne peut y avoir une culture d’entreprise s’il n’y a plus d’entreprise physique pour se réunir. Si on ne se connait pas entre collègues, difficile d’avoir envie de s’appeler, de partager, de travailler en équipe. Maintenez des RENDEZ-VOUS DANS LA VRAIE VIE, pour créer du lien, des anecdotes à partager, mieux se connaître et boire un verre ensemble. A défaut de pouvoir se rencontrer fréquemment à cause de la distance ou d’un confinement, instaurez des jeux à distance, des partages informels, appelez-vous pour parler de la pluie et du beau temps mais pas du boulot ! Last but not least….Avant de parler de la culture d’entreprise : PRENEZ SOIN DE VOUS ! Choisissez un mobilier adapté, un espace sympa (évitez la cave ou sous l’escalier), Bougez très régulièrement, sortez
